En Argentina hace más de 20 años tenemos Ley de Firma Digital: regula y brinda tanto seguridad como validez jurídica plena a cualquier documento firmado digital o electrónicamente.
Los bancos utilizan documentos digitales para celebrar contratos por préstamos y tarjetas de crédito sin usar un solo papel. El Estado Nacional, hace ya muchos años, implementó expedientes digitales, con lo cual casi la totalidad de documentos públicos son digitales.
En el banco de suplentes están los municipios: esperando ansiosos para entrar a la cancha.
Quién no trabajó nunca en la administración pública tal vez piense “los municipios no digitalizan porque no quieren”. Quienes sí estuvimos del otro lado del mostrador, sabemos que la realidad dista mucho de ser esa.
¿Por qué no se hace?
Los dos factores principales: miedo y desconocimiento.
Algo que muchas personas no saben es que hay varios cargos a nivel municipal que, ante un hipotético problema judicial o una multa, responden con su propio patrimonio; razón suficiente para pensarlo dos veces, ¿verdad?
El Estado Nacional, hace ya muchos años, implementó expedientes digitales, con lo cual casi la totalidad de documentos públicos son digitales
A esta receta le podríamos sumar dos ingredientes: existe poco conocimiento al respecto de cuál es el camino adecuado y hasta ahora de las 2324 jurisdicciones que existen en Argentina cerca del 4 por ciento lo llevó a la práctica en su totalidad (es decir, digitalización plena sin uso de papel con expedientes digitales) según el último informe de Wai.
Si contamos los municipios que implementaron procesos digitales estamos hablando de un porcentaje mucho más alto (hoy el 80% cuenta con alguna iniciativa digital), pero la idea, en este análisis, es referirnos únicamente a expedientes digitales.
¿Cuál sería el camino para digitalizar?
Voy a hacer un breve repaso de los conceptos más importantes a tener en cuenta a la hora de implementar expedientes digitales a nivel municipal:
¿Qué dicen los Tribunales de Cuentas?
En algunas jurisdicciones hay mucho temor al “que dirá” el Tribunal de Cuentas, a pesar de que ningún órgano contralor tiene la potestad para “prohibir” o “permitir” algo.
Los órganos de contralor tienen tres funciones principales:
Pero también, más allá de lo que dicen las normas, es bueno conocer sus preferencias en términos de auditoría: en líneas generales, la mayoría de los órganos de contralor, por ejemplo, tienen amplia preferencia por la Firma Digital en lugar de la Firma Electrónica.
La pregunta no es si los municipios deben digitalizar sus expedientes, sino cuánto más tiempo podemos permitirnos seguir trabajando con un modelo que atrasa
¿Esto impide el uso de la Firma Electrónica? Para nada. De hecho, la Firma Electrónica está regulada por la misma Ley que la Digital (Ley N° 25.506), que le brinda validez plena a ambos mecanismos y adhirieron todas las provincias argentinas como también CABA. Pero al tener la Firma Digital un marco de trazabilidad distinto, donde interviene una Autoridad Certificante, ante determinados documentos existe preferencia por la Digital.
Respecto a la auditoría externa (del Tribunal de Cuentas o cualquier otro organismo externo), el sistema de expedientes digitales elegido debe contar con una funcionalidad para tal fin, de tal manera que el organismo pueda auditar directamente sobre la herramienta original. Imprimir los expedientes y llevarlos impresos para su auditoría no es correcto porque se pierde la trazabilidad. Además, en términos jurídicos las hojas impresas serían copias simples.
Otra sugerencia es que un proyecto de esta magnitud sea impulsado por los Concejos Deliberantes a través de una Ordenanza. ¿Es 100% necesario? No (salvo que exista otra norma que vaya en contra de la naturaleza del proyecto), pero sí es sumamente recomendable para darle legitimidad y marco normativo local a la implementación.
Además, es una forma de impulsar estos proyectos también desde el Poder Legislativo.
Expedientes digitales y transparencia
La transparencia en los gobiernos locales es una demanda cada vez mayor de la ciudadanía.
Los expedientes en papel resultan cada vez menos eficaces para garantizar principios básicos del procedimiento administrativo
La existencia de un mecanismo digital de expedientes, en lugar del tradicional papel, garantiza un marco de trazabilidad e integridad que es imposible (o casi inviable) que el papel pueda tener.
Esto no hace sólo referencia a la inviolabilidad de los documentos (ya que un documento digital modificado pierde efecto inmediato y no se puede validar), sino también da lugar a nuevos mecanismos de control y planificación: por ejemplo, obtener estadísticas sobre tipos de expedientes, detectar expedientes “cajoneados” y más.
¿Por qué es importante digitalizar?
Los expedientes en papel, que durante décadas fueron considerados sinónimo de formalidad y seguridad, hoy resultan cada vez menos eficaces para garantizar principios básicos del procedimiento administrativo. El foliado manual y el archivo físico dificultan la trazabilidad real de las actuaciones: páginas que se extravían, documentos que se traspapelan o errores en la numeración que terminan afectando la integridad del expediente. Lo que la Ley de Procedimiento exige como un registro claro, continuo y ordenado, en la práctica se convierte en un sistema vulnerable al desorden y a la pérdida de información.
Lejos de asegurar los principios de publicidad, el expediente en papel termina convirtiéndose en una barrera para ejercer derechos
Además, el derecho de los ciudadanos a tomar vista de su expediente y obtener copias se vuelve cada vez más difícil de cumplir en un entorno de papel. Requiere traslados, tiempos de espera y la manipulación física de documentos que pueden deteriorarse o desaparecer.
El acceso limitado conspira contra la transparencia y la igualdad de oportunidades, especialmente en municipios con recursos humanos y técnicos reducidos. Lejos de asegurar los principios de publicidad y debido proceso que impone la normativa, hoy día el expediente en papel termina convirtiéndose en una barrera para ejercer derechos.
¿Realmente se puede eliminar el papel en su totalidad?
Voy a dar la respuesta corta: si, pero algunos se deben resguardar.
Los documentos generados de forma digital (es decir, aquellos generados digitalmente desde su origen) no es necesario imprimirlos. Si los imprimimos, ese papel pasa a ser automáticamente una copia simple, ya que el documento original es digital.
La tecnología ya está disponible: ahora la decisión es política
En contrapartida, los documentos que originalmente se generaron en formato papel y luego fueron digitalizados, en muchos casos deben resguardarse de acuerdo a diferentes normativas (por ejemplo, 10 años para documentos fiscales o incluso más cantidad de años cuando exista una razón genuina o cuando tengan valor histórico).
Una decisión política
La pregunta no es si los municipios deben digitalizar sus expedientes, sino cuánto más tiempo podemos permitirnos seguir trabajando con un modelo que atrasa, encarece y debilita la transparencia. La tecnología ya está disponible: ahora la decisión es política.
